EPOgen je aplikacija za enostavno poslovanje podjetja ali s.p. (EPO) nadgrajena z modulom za generiranje računov. Tako kot osnovna aplikacija, EPOgen omogoča ročni vnos in izdajo računov, ponudb, naročilnic,
dobavnic in dobropisov ter vodi knjigo izdanih in prejetih računov ter evidenco stanja na TRR.
Če v podjetju izdajate del računov ponavljajoče vsak mesec z enako vsebino, npr. po vzdrževalni pogodbi, vam delo močno olajša modul "generator
računov". V aplikaciji pripravimo predloge z informacijami, potrebnimi za izdajo računa (naslovnik, znesek, obdobje izdajanja, pomožni teksti..). Vsak mesec nato pripravimo večjo količino računov z nekaj kliki. Aplikacija je posebej primerna
za podjetja, ki izdajajo račune upravnikom večstanovanjskih objektov, saj je v predlogo možno vnesti tudi deleže postavk (delitev na lastnike stanovanj in poslovnih prostorov z različno stopnjo DDV). Predloge lahko razdelimo v več skupin in
račune vsake skupine generiramo na drugačen datum.
Aplikacija uporablja poleg naslovnika računa tudi podatek o lokaciji opravljene storitve (stranka). Tako ima naslovnik (upravnik) podatek, za katero lokacijo (stranko) je izdan račun. Poleg tega podatek omogoča vodenje evidence izdanih
računov po naslovnikih (upravnikih) in lokacijah, kjer je bila opravljena storitev (strankah).
Generator računov je modul, kjer vnesemo podatke za vse račune, ki jih pripravljamo obdobno (mesečno, letno). Poleg splošnih podatkov, ki jih potrebujemo za izdajo računa, vnesemo tudi znesek računa, podatke o pogodbi, razdelilnik po vrsti
uporabnika (različna davčna stopnja za lastnike stanovanj oz. poslovnih prostorov) ter razpored izdajanja računa. Vnos delilnika omogoča obračun različnih davčnih stopenj vezano na tip uporabnika in glede na procentualno obveznost
lastnika na enem računu. Z vnosom podatkov je večina dela že opravljenega.
Skupino računov izdamo z nekaj kliki. Izberemo skupino in vnesemo datum izdaje računa. Program pripravi osnutke računov s pravilnim
datumom izdaje, plačilnim rokom, tekstom... Po potrebi dodamo še priloge (skenirani delovni nalogi..) ter potrdimo izdajo računov. Ob tem je možen tudi izpis računov na tiskalnik.
Program generira račun tudi v XML obliki (e-račun) in PDF obliki ter omogoča avtomatsko pošiljanje računa (ali skupine računov) na preddefinirane e-naslove ali ftp-strežnik kar iz aplikacije. Na voljo je tudi funkcija za izvoz generiranih računov v
Excel-ovo datoteko, kar omogoča uvoz podatkov v računovodske programe.
Aplikacija je prilagojena za izdajanje računov upravnikom večastanovanjskih objektov z možnostjo vnosa deležev zneska za posamezne uporabnike (lastniki stanovanj - poslovnih prostorov) in pripravo ter pošiljanje e-računa.
Aplikacija poenostavi in pohitri izdajanje in pošiljanje računov, zmanjšuje možnost napak pri preračunih in vam prihrani veliko časa!
Račune lahko pripravljamo na štiri načine:
Modul ima razširjeno logiko dodajanja postavk:
Koncept izdaje računa je prilagojen izdaji računov upravnikom večstanovanjskih objektov. Izdaja teh računov je specifična, saj mora račun poleg plačnika (upravnika) vsebovati tudi informacijo o objektu, na katerega se nanaša, obračun davka
pa je odvisen od določenega deleža (razdeljeno na lastnike stanovanj oz. poslovnih prostorov).
Ob vsaki izdaji računa (avtomatsko ali ročno) se generira XML ter PDF verzija računa, ki ga lahko pošljemo na strankino elektronsko pošto
ali ftp-strežnik.
V seznamu izdanih računov se nahaja tudi informacija, kateri računi so bili uspešno/neuspešno poslani stranki - in jih v primeru neuspešnega pošiljanja pošljemo ponovno.
Ponudbe se vnašajo po enakem principu kot izdani računi. To nam kasneje omogoča enostavno kreiranje računa s pomočjo uvoza iz ponudbe (predračuna).
